Sitzung: 23.03.2009 Hauptausschuss

Beschluss:

Der Hauptausschuss empfiehlt nach kurzer Diskussion dem Stadtrat, folgende Satzungen für das Stadtarchiv zu erlassen:

a) Archivsatzung

Satzung

über die Aufgaben und Benützung

des Stadtarchivs Schwandorf

(Archivsatzung)

vom ......

Die Stadt Schwandorf erlässt aufgrund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (Gemeindeordnung - GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 6. Januar 1993 (GVBl S. 65, BayRS 2020-1-1-I) und Art. 13 Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710) folgende Satzung:

ABSCHNITT I

Allgemeines

§ 1

Geltungsbereich

Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benützung von Unterlagen im Stadtarchiv Schwandorf.

§ 2

Begriffsbestimmung

1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Stadt und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen oder juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind.

Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme.

Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv ergänzend gesammelt wird.

2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.

3) Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.

ABSCHNITT II

Aufgaben

§ 3

Aufgaben des Stadtarchivs

1) Die Stadt Schwandorf unterhält ein Archiv. Das Stadtarchiv ist die städtische Fachdienststelle für alle Fragen des städtischen Archivwesens und der Stadtgeschichte.

2) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller städtischen Ämter und Einrichtungen sowie der städtischen Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften zu archivieren. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänger der Stadt und der Funktionsvorgänger der in Satz 1 genannten Stellen.

3) Das Stadtarchiv kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen [vgl. Art. 13 Absatz 1, 14 Absatz 1 BayArchivG] archivieren. Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.

4) Das Stadtarchiv kann aufgrund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Stadtarchiv.

5) Das Stadtarchiv berät die städtische Verwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es kann außerdem nichtstädtische Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten und unterstützen, soweit daran ein städtisches Interesse besteht.

6) Das Stadtarchiv fördert die Erforschung der Stadtgeschichte.

§ 4

Auftragsarchivierung

Das Stadtarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. Die Verantwortung des Stadtarchivs beschränkt sich auf die in § 5 Absatz 1 Satz 1 bestimmten Maßnahmen.

§ 5

Verwaltung und Sicherung des Archivgutes

1) Das Stadtarchiv hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benützung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.

Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.

2) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.

ABSCHNITT III

Benützung

§ 6

Benützungsberechtigung

Das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe dieser Satzung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und juristischen Personen auf Antrag für die Benützung zur Verfügung. Minderjährige können zur Benützung zugelassen werden. Die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters soll vorliegen.

§ 7

Benützungszweck

Das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benützung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.

§ 8

Benützungsantrag

1) Die Benützung ist beim Stadtarchiv schriftlich zu beantragen. Der Benützer hat sich auszuweisen.

2) Im Benützungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benützers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benützungsvorhaben, der überwiegende Benützungszweck und die Art der Auswertung anzugeben.

Ist der Benützer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benützungsvorhaben ist grundsätzlich ein eigener Benützungsantrag zu stellen.

3) Der Benützer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.

4) Bei mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benützungsantrag verzichtet werden.

§ 9

Schutzfristen

1) Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 2 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benützung ausgeschlossen.

Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benützt werden. Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benützt werden.

2) Mit Zustimmung des Oberbürgermeisters können die Schutzfristen vom Stadtarchiv im einzelnen Benützungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen.

Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. Die Schutzfristen können vom Stadtarchiv mit Zustimmung des Oberbürgermeisters um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.

3) Die Benützung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 1 und 2 zulässig. Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.

4) Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benützer schriftlich bei dem Stadtarchiv zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 Satz 2 hat der Benützer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.

5) Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG dürfen bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung nur benützt werden, wenn die Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.

§ 10

Benützungsgenehmigung

1) Die Benützungsgenehmigung erteilt das Stadtarchiv. Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benützungsantrag angegebene Benützungsvorhaben und für den angegebenen Benützungszweck. Sie kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.

2) Die Benützungsgenehmigung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit

a) Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden,

b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,

c) Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,

d) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,

e) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder

f) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.

3) Die Benützungsgenehmigung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn

a) die Interessen der Stadt verletzt werden könnten,

b) der Antragsteller gegen die Archivsatzung verstoßen oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht eingehalten hat,

c) ein Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,

d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist oder

e) der Benützungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.

4) Die Benützungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn

a) Angaben im Benützungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,

b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,

c) der Benützer gegen die Archivsatzung verstößt oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält oder

d) der Benützer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.

5) Die Benützung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.

6) Im Fall einer Entscheidung aufgrund Absatz 2 Buchstaben a und c sowie Abs. 3 Buchstabe a holt das Stadtarchiv vorher die Zustimmung des Oberbürgermeisters ein.

7) Wird die Benützung von Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG beantragt, so hat der Benützer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.

§ 11

Benützung im Stadtarchiv

1) Die Benützung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Stadtarchivs. Dieses kann die Benützung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.

2) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken (einfache archivische Beratung).

3) Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.

4) Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benützung vorgesehenen Räume ist untersagt. Das Stadtarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.

5) Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benützung, wie Kamera, Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer oder beleuchtete Leselupe bedarf besonderer Genehmigung. Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benützung gestört wird. Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, zu rauchen, zu essen und zu trinken. Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in die Benützerräume nicht mitgenommen werden.

§ 12

Reproduktionen

1) Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe der §§ 6 bis 10 erfolgen. Reproduktionen werden durch das Stadtarchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt.

2) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Stadtarchivs zulässig.

3) Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Stadtarchiv und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben.

§ 13

Versendung von Archivgut

1) Auf die Versendung von Archivgut zur Benützung außerhalb des Stadtarchivs besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.

2) Archivgut kann zu nicht amtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benützerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.

3) Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.

§ 14

Belegexemplar

Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

§ 15

Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

b) Archiv-Gebührensatzung

Satzung

über die Erhebung von Gebühren für die Benützung des Stadtarchivs Schwandorf

(Archiv-Gebührensatzung)

vom ......................................

Die Stadt Schwandorf erlässt aufgrund des Art 8 des Kommunalabgabengesetztes (BayRs 2024-1-I) folgende

Satzung:

§ 1

Gebührenerhebung

Die Stadt Schwandorf erhebt für die Benützung des Stadtarchivs Schwandorf als öffentliche Einrichtung der Stadt Schwandorf Benützungsgebühren.

§ 2

Gebührenschuldner

(1) Schuldner der Benutzungsgebühren sind die Benutzer des Stadtarchivs. Der Gebührenschuldner ist auch zur Zahlung der Auslagen verpflichtet.

(2) Mehrere Gebührenschuldner haften als Gesamtschuldner.

§ 3

Gebühren und Auslagen

(1) Die Gebühr für die Benützung des Stadtarchivs Schwandorf bemisst sich nach der zeitlichen Inanspruchnahme der Bediensteten, dem Aufwand für die Anfertigung von Reproduktionen und der Gewährung von Nutzungsrechten an Archivalien.

(2) Für die Vorlage oder Versendung von Archivalien, die Erteilung mündlicher oder schriftlicher Auskünfte und sonstiger Tätigkeiten bei Beanspruchung

· a) eines Beamten des gehobenen Archivdienstes 20,00 Euro

· b) eines Beamten des mittleren Archivdienstes 15,00 Euro

· c) einer Verwaltungskraft 10,00 Euro

je Halbstunde Zeitaufwand. Die Halbstundensätze gelten für andere Archivbedienstete entsprechend.

Die letzte angefangene Halbstunde des Zeitaufwandes wird als volle Halbstunde gerechnet.

(3) Kopien, Lichtaufnahmen und digitale Reproduktionen werden nur dann angefertigt, wenn der Erhalt des Archivales dadurch nicht gefährdet wird. Für Kopien und Lichtaufnahmen wird folgende Gebühr erhoben:

Schwarz-Weiß-Kopien DIN A 4 (Normalpapier) je 0,50 Euro

aus gebundenen Bänden je 1,00 Euro

DIN A 3 (Normalpapier) je 1,00 Euro

aus gebundenen Bänden je 2,00 Euro

Farbkopien DIN A 4 (Normalpapier) je 2,00 Euro

aus gebundenen Archivalien und

Plänen je 3,00 Euro

DIN A 3 (Normalpapier) je 4,00 Euro

aus gebundenen Archivalien und

Plänen je 5,00 Euro

Bei Kopien auf Fotopapier wird ein Aufschlag von 100% zu den jeweils festgesetzten Gebühren dieser Satzung aufgeschlagen.

In Einzelfällen besteht die Möglichkeit auch Ausdrucke von digitalisierten Bildern und Plänen mit besonderen Formaten zu erwerben. Die Gebühren belaufen sich bei Formaten von

40cm x 40cm auf 10,00 Euro

50cm x 50cm auf 15,00 Euro

60cm x 60cm auf 20,00 Euro

Für die Anfertigung digitaler Reproduktionen sowie deren Speicherung auf zu Versand und Verwertung geeigneter Datenträger wird eine Gebühr von 5,00 Euro pro Datei erhoben.

(4) Für die Einräumung von Nutzungsrechten an Abbildungen, deren Nutzung gesetzlich nicht freigegeben ist, kann eine Gebühr von 25,00 Euro bis 250,00 Euro erhoben werden. Ist die Nutzung gesetzlich freigegeben, so kann für die Überlassung von Kopien wertvoller Stücke eine Schutzgebühr nach Satz 1 angesetzt werden.

(5) Neben den Gebühren nach Absätzen 2 und 4 werden als Auslagen erhoben:

· Für das verwendete Speichermedium eine Pauschale von 1,00 Euro

· Bei Versand von Reproduktionen jeglicher Art eine Versandkostenpauschale von 5,00 Euro.

(6) Für Beglaubigungen von Abschriften, Fotokopien und dergl. werden die jeweils
aktuellen Gebührensätze des Kostengesetzes in Verbindung mit der
Kostentabelle in Ansatz gebracht.

§ 4

Gebührenbefreiung

(1) Gebühren nach § 3 Abs.2 werden nicht erhoben, für

· einfache Beratung und Auskunftserteilung in Archivangelegenheiten,

· Amts- und Rechtshilfeangelegenheiten für die Bundesrepublik Deutschland und deren Länder,

· Benutzungen durch Behörden des Freistaats Bayern, der bayerischen Gemeinden und Gemeindeverbände, Zweckverbände und sonstiger bayerischer kommunaler Körperschaften des öffentlichen Rechts,

· Rechtliche Forschungen durch zentrale Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften sowie der Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, soweit die Benützung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit von der Gebührenpflicht besteht,

· Benutzer, die nachweislich wissenschaftliche oder heimatkundliche Zwecke verfolgen, darunter fallen auch Fach- und Diplomarbeiten, wenn diese in Zusammenhang mit der geschichtlichen Erforschung der Stadt Schwandorf stehen,

· die Benutzung, die im Interesse der Stadt Schwandorf liegt.

§ 5

Entstehung und Fälligkeit, Vorschüsse

(1) Die Gebühren und Auslagen entstehen mit Beginn der Benützung. Sie werden mit Ende der Benutzung fällig.

(2) Die Gebühren und Auslagen sind nach mündlicher oder schriftlicher Zahlungsaufforderung bei der Zahlstelle des Stadtarchivs einzuzahlen oder auf ein in der schriftlichen Zahlungsaufforderung angegebenes Konto zu überweisen.

(3) Die Stadt Schwandorf kann angemessene Vorschüsse auf die Gebühren und Auslagen verlangen und ihre Tätigkeit von der Bezahlung der Vorschüsse abhängig machen.

§ 6

Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer amtlichen Bekanntmachung in Kraft.

Anwesend	Für	Gegen
	den Beschluss
11	11	0